Gmail para expertos

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El correo electrónico se ha convertido en la principal tarea consumidora de tiempo en nuestro trabajo diario. Tener una herramienta que nos ayude a manejar ese flujo de trabajo que surge del correo electrónico, se convierte así en una necesidad básica para alguien que quiera ser medianamente productivo en su trabajo. Existen muchos tipos de correos y programas, pero para mi la mejor herramienta de trabajo para gestionar el correo electrónico es Gmail; voy a tratar de explicar por qué.

  • Es una aplicación web: es decir funciona independientemente del ordenador donde me encuentre. No me preocupo de hacer copias de seguridad y si a mi ordenador le pasa algo, mi correo sigue estando disponible.
  • Puedo leer todas las cuentas de correo que quiera: si ya tengo una cuenta de correo y no quiero perderla, no importa, desde gmail puedo seguir leyendo el correo de esa cuenta.
  • Etiquetas: en un programa de gestión de correo electrónico, los correos se suelen guardar en carpetas; por ejemplo: trabajo, casa, proyecto. Esto tiene el inconveniente de que cada correo sólo se puede guardar en una carpeta o en una estructura de carpetas. Sin embargo en gmail, esto es sustituido por etiquetas; así, un mismo correo puede estar etiquetado por ejemplo como: trabajo, en desarrollo y mi proyecto.
  • Existe un botón de “archivar” y otro de “enviar y archivar”: el fin último de cualquier persona que abre su programa de correo electrónico debería ser el de tener su carpeta de entrada a 0. Para eso en gmail tenemos estos dos botones para archivar los Correos una vez que los hemos leído o contestado.
  • Permite la inclusión de alias: esta es una característica poco conocida. Si mi correo electrónico es minombredeusuario@gmail.com puedo utilizar todos los correos que quiera del tipo minombredeusuario+loquesea@gmail.com. ¿Para que sirve esto?: imaginemos que recibo un correo y tengo la necesidad de escribir una nota aclaratoria para recordar más adelante; pues bien reenvío ese correo a minombredeusuario+notas@gmail.com y creo un filtro poniéndole la etiqueta “notas”. Consigo así una manera sencilla de escribir notas en correos y guardarlas con una etiqueta concreta.
  • No sólo es un programa de correo: tengo cuatro aplicaciones más:
    • Google reader: Es un lector de feeds: esto necesitaría una entrada únicamente dedicada a esta aplicaicón que haré más adelante
    • Calendario: Una aplicación de calendario magnifica totalmente integrada con el correo electrónico, para mi indispensable.
    • Contactos: Su principal virtud e poder utilizarlos como uns “servidor exchange” para sincronizar nuestros contactos con otros dispositivos.
    • Tareas: Muchos de nuestras tareas diarias surgen a partir de un correo electrónico; esto es lo que hace exactamente las tareas de gmail. Funciona pulsando el botón “más acciones” ,que se encuentra en la parte de arriba de la pantalla. De momento es una función un poco limitada que espero que crezca en próximas actualizaciones del servicio.
    • Google Docs: Al igual que reader necesitaría una entrad para este servicio. Para mi es un sustituto perfecto de las aplicaciones ofimáticas de escritorio.
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Acerca de Fernando Cruz Bello

Cuarentaypocos, aprendiz de todo y experto en nada. Algún día me gustaría saber algo sobre las nuevas tecnologías en el ámbito de la docencia, que Jonathan Ive me pidiera consejo cada vez que saca un nuevo producto, hablar sobre deporte con Santi Segurola y escribir la mitad de bien que Enric Gonzalez. Otros sueños como jugar algún partido importante con los Lakers o el Madrid, los he dejado apartados momentáneamente.

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